E’ ormai più di un anno che sono entrate in vigore le nuove normative AgId in tema di conservazione eppure la nostra esperienza evidenzia ancora molta confusione da parte delle aziende sul tema ad esempio spesso le domande sono:
- quale è la tempistica entro cui è obbligatorio conservare i documenti?
- Per quanto tempo?
- Quali sono i documenti digitali che vanno conservati per legge?
Innanzi tutto è bene ricordare che la conservazione a norma di legge è un processo in grado di garantire ai documenti digitali nel corso del tempo i requisiti obbligatori per renderli giuridicamente validi di fronte alla legge, ovvero
- Reperibilità
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
Proprio per questo motivo conservare un documento a norma di legge è ben diverso dalla semplice archiviazione in quanto in questo ultimo caso il documento rimane consultabile in cartelle ma non è possibile proteggerlo e farlo valere di fronte alla legge.
La conservazione rende invece il documento immodificabile e quindi valido in caso di controlli o controversie. Ma come è possibile fare la conservazione a norma di legge? Prima di iniziare è essenziale la stesura del manuale della conservazione, ovvero quel documento in grado di descrivere l’iter aziendale con cui i soggetti designati che sono incaricati di effettuare le dovute operazioni, quali la firma digitale del documento e l’inserimento della marca temporale. Il manuale della conservazione inoltre descrive il funzionamento della soluzione informatica prescelta che si occuperà, tra le tante, di estrapolare e conservare i metadati, così come richiesto dalla normativa. La scelta della soluzione informatica non è da sottovalutare in quanto oltre che alla firma digitale e alla marca temporale è necessaria la generazione dei pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione ovvero quei pacchetti che contengono i documento e che sono da esibire in tribunale o alla guardia di finanza in caso di controllo.
Per redigere il manuale della conservazione (per saperne di più rimandiamo al nostro articolo sull’argomento cliccando qui), elemento essenziale sia per l’azienda che decida di affidarsi ad un conservatore esterno, sia per l’azienda che decida di effettuare la conservazione direttamente in azienda, occorre prima di tutto capire quali sono i documenti che un’azienda è obbligata a conservare digitalmente e quali invece sono facoltativi.
Tra i documenti obbligatori vi sono:
- Fatture elettroniche la cui conservazione deve essere in formato digitale
- Libro Giornale, la cui conservazione può essere in formato digitale o cartaceo
- Pec, la cui conservazione deve essere in formato digitale
Tra i documenti facoltativi alcuni esempi possono essere i seguenti, anche se ovviamente è possibile conservare tutto ciò che si ritiene utile per il proprio business:
- DDT
- Ricevute fiscali e scontrini fiscali
- Dichiarazioni fiscali
- Bilanci d’esercizio
- Pagamenti con i modelli F23 e F24
- Registri Contabili
- CUD
- Offerte e Contratti
Come sopra menzionato pec e fatture elettroniche, essendo documenti informatici, possono essere conservate solo in formato digitale attraverso la conservazione a norma di legge.
Infatti così come specificato dalla legge, il documento informatico è un documento elettronico che rappresenta atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, che ha cioè valenza probatoria. Tra i documenti informatici rientrano quindi contratti firmati digitalmente, fatture elettroniche, PEC, ma anche la posta ordinaria e persino le chat. Sarebbe quindi opportuno che tutte le aziende fossero preparate per conservare tutti i documenti informatici rilevanti.
Per quanto riguarda il tempo per il quale è necessario conservare i documenti digitali la legge parla chiaro, infatti gli art. 2214 e 2220, prevedono che le imprese devono conservare tutti i documenti informatici per dieci anni, compresi, quindi, anche i messaggi della PEC.
In particolare, l’art. 2200 sancisce che:
“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”
Inoltre, l’art. 43 del Codice dell’amministrazione Digitale (CAD) afferma che la conservazione dei documenti informatici avviene “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche in materia di conservazione.
Avvalersi di soluzioni informatiche in grado di tutelare le aziende difronte alla legge è una necessità sempre più impellente.
Vediamo quindi un breve confronto tra l’utilizzo di una soluzione interna in grado di permettere la conservare a norma di tutti i documenti in modo autonomo rispetto alla scelta di utilizzare un soggetto terzo.
Se la soluzione scelta è quella di utilizzare un sistema di conservazione interno all’azienda da una parte è vero che è necessario dare un onere aggiuntivo al personale interno e in particolare a quelle figure chiave che sono in grado di controllare il processo da un punto di vista informatico, legale ed archivistico, ma è anche vero che le tempistiche vengono gestite direttamente dal personale, inoltre nessun documento uscirà mai dall’azienda per essere affidato a terzi. Infatti nel caso in cui la conservazione venga effettuata internamente la consultazione rimarrà sempre a disposizione dei dipendenti abilitati mentre i soggetti aziendali designati nella conservazione potranno controllare in autonomia la corretta conservazione a livello informatico e legale ed essere tempestivi in caso di controllo. La ricerca dei documenti conservati inoltre sarà sempre libera e di facile consultazione, cosa non scontata se l’azienda decide di avvalersi di un soggetto esterno, ne sono un esempio le fatture elettroniche conservate da parte dell’agenzia delle entrate per le quali il range massimo di richiesta di esibizione è pari a solo un trimestre.
Noi in Tema Sistemi Informatici abbiamo realizzato più soluzioni in grado di aiutarvi a gestire internamente l’iter della conservazione. Un esempio è bFiler, il sistema in grado di gestire sia l’archivio digitale per permettervi di catalogare attraverso cartelle personalizzate tutti i documenti aziendali suddividendoli per categoria e permettendo un accesso personalizzato per singolo utente, oltre che per assolvere i compiti legati alla conservazione a norma di legge. Per le aziende che hanno necessità di gestire un numero molto elevato di documenti topFiler è la soluzione completa per tutte le esigenze di gestione di contenuti documentali digitali in grado di protocollare, gestire e-mail e P.E.C. oltre che conservare il tutto a norma di legge.
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