Le aziende si trovano oggi, ancora più di ieri, a dover gestire una enorme quantità di documenti digitali. Tali documenti rappresentano un patrimonio inestimabile per ogni organizzazione. Gestire al meglio il DMS (Document Management System) aziendale, il cui obiettivo principale è ottimizzare e rendere efficiente tutto il sistema di gestione delle conoscenze dell’azienda, è una necessità che non può essere né sottovalutata né rimandata. Vediamo quindi le cinque caratteristiche indispensabili che ogni sistema di gestione documentale dovrebbe essere in grado di soddisfare.
1. Consultazione più efficiente
La funzione principale che un sistema di gestione documentale è chiamato a soddisfare è il miglioramento della classificazione dei documenti grazie alla creazione di chiavi. Attraverso un buon sistema di gestione documentale l’utente è in grado di consultare, attraverso un semplice click, i documenti principali e quelli ad essi collegati. Per rendere possibile ciò è necessario che ogni documento sia memorizzato nel sistema documentale attraverso specifiche chiavi di ricerca. La gestione personalizzata delle chiavi permette di ridurre gli sprechi di tempo nel reperire e condividere documenti facilitando la condivisione del flusso informativo all’interno dell’azienda. In topFiler, la soluzione informatica che abbiamo interamente progettato e realizzato in Tema Sistemi Informatici, è possibile creare un legame padre figlio tra documenti diversi. Se ad esempio ricerco una fattura di un determinato fornitore potrò agilmente visualizzare anche il documento padre ad essa collegato (es. contratto di acquisto) e conseguentemente sarà possibile visualizzarne il documento figlio (es. la bolla di acquisto)
2. Riduzione del tempo dedicato alla ricerca
Il tempo è denaro e sprecarlo nella ricerca dei documenti è del tutto controproducente. Con topFiler è possibile inserire i documenti in più domini, in questo modo il tempo e gli errori dedicati alla ricerca degli stessi risulta notevolmente ridotto. Ricorrendo ancora una volta ad un esempio pratico in topFiler è possibile archiviare uno stesso documento in più cartelle: una offerta di acquisto potrà essere archiviata sia nella cartella offerte, che nella cartella dedicata al cliente o ancora nella cartelle che raggruppa tutte le offerte in una determinata data.
3. Proattività
I documenti sono risorse aziendali, per questo motivo è indispensabile che i gruppi di utenti interessati alla loro formazione, compilazione e revisione siano informati tempestivamente della loro presenza. topFiler è il sistema di gestione documentale proattivo che permette di dialogare con le diverse funzioni aziendali. Gli utenti e i gruppi di utenti, interessati a certi tipologie di documenti possono essere avvisati tramite mail della presenza di un documento che all’interno di un flusso aziendale necessita della loro approvazione o revisione.
4. Archiviazione di documenti attuali e delle versioni che lo hanno preceduto
Il versioning, una funzione spesso sottovalutata a livello aziendale, permette la gestione di versioni multiple di una stessa informazione. In ambito documentale il versionig permette quindi di tenere traccia degli utenti che hanno apportato le modifiche e permette di mantenere in memoria tutte le versioni precedenti del documento finale, in topFiler è possibile tale consultazione attraverso un semplice click. Il versioning è particolarmente importante per gli uffici tecnici per revisionare le diverse versioni dei progetti nel corso del tempo (disegni, relazioni tecniche, etc)
5. Controllo
Attraverso un buon sistema di gestione documentale sarà inoltre possibile gestire e controllare l’intero workflow aziendale. Il workflow aziendale, o flusso di lavoro, è da intendersi come un processo di business durante il quale i documenti, le informazioni o i compiti passano da un utente ad un altro per compiere una determinata azione in accordo ad un insieme di regole procedurali ben definite. Il workflow di ogni azienda può essere più o meno complesso ma l’integrazione con il sistema di gestione documentale sicuramente permette di ridurre il rischio di dimenticanze e permette di accorciare i tempi di latenza, aiutando quindi gli utenti a compiere le azioni al momento giusto intervenendo nel processo di modifica, consultazione ed approvazione. In topFiler, ad esempio, la rappresentazione del worflow aziendale è affidata allo standard per il business process modeling BPMN, tale piattaforma permette di rispondere alle esigenze del cliente nel seguire l’evoluzione nel tempo di qualsiasi attività che viene generata, sia che si tratti di un documento che non.
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