La soluzione per l'invio massivo dei documenti
Il sistema attuale di comunicazione interaziendale procede speditamente verso la dematerializzazione dei documenti e l'utilizzo di una molteplicità dei canali di invio. Questa possibilità, ottenuta grazie ad Internet, consente di sostituire i metodi di spedizione tradizionali con i nuovi mezzi come la Posta Elettronica, la Posta Elettronica Certificata, gli SMS ecc. e di dematerializzare i documenti "cartacei" ottimizzandone l'invio attraverso servizi come Host to Host e Postel di Poste Italiane.
topMailer è la nostra soluzione per l'invio dei documenti aziendali; è multicanale, modulare ed indipendente dal fornitore dei servizi di comunicazione. Riceve documenti da altri sistemi, ne interpreta gli eventuali attributi verificandone la completezza e congruità ed inoltra automaticamente ogni singolo documento al destinatario attraverso il canale indicato. La nostra soluzione risulta particolarmente efficace ed economicamente vantaggiosa in presenza anche e soprattutto di volumi massivi.
topMailer è indipendente dal fornitore del servizio di comunicazione; in un regime di progressiva liberalizzazione e concorrenza questo permette al Cliente risparmi significativi.
Le caratteristiche applicative
topMailer è composto da un modulo base e da una serie di Agenti per la ricezione e l'invio dei documenti; esso è altamente personalizzabile in funzione delle esigenze del Cliente che può voler iniziare con un insieme di componenti di base ed acquisire successivamente nuove funzionalità man mano che esse diventeranno necessarie. Il modulo base, vero cuore pulsante del sistema è il Communications Dispatcher.
In estrema sintesi si tratta di un sistema in grado di inviare documenti PDF o testi che gli pervengono accompagnati da un file XML che ne specifica le modalità di invio.
Il Communication Dispatcher analizza il file XML, separa i documenti del batch in tante spedizioni quanti sono i canali richiesti e provvede all'invio. E' possibile anche richiedere l'invio dello stesso documento tramite più canali.
L'invio dei documenti è effettuato a cura di Agenti specifici che si occupano di gestire il canale relativo.
Gli Agenti disponibili sono i seguenti:
- PEC - gestione dell'invio e della ricezione limitata al riaccoppiamento tra messaggio originario e ricevute - (disponibile la gestione Aziendale completa con il modulo apposito descritto più avanti)
- F.T.P.
- Host to Host di Poste Italiane
- Fax Server
- Postel
- S.M.S.
In tutti i casi in cui è prevista la ricezione di un esito, il sistema provvede ad aggiornare le apposite tabelle sul database con le informazioni previste, in modo tale che questi dati possano essere messi a disposizione di altri programmi.
Il sistema è dotato di una dashboard di controllo tramite la quale avere informazioni sull'andamento delle spedizioni, controllare i documenti che vengono scartati ed, eventualmente, correggere le informazioni di invio errate che hanno dato origine allo scarto e sottoporre nuovamente il documento al sistema per l'inoltro.
Le caratteristiche tecnologiche e i servizi complementari
topMailer è un sistema progettato per funzionare via web.
Esso, quindi, è utilizzabile unicamente con un browser. L'interfaccia utente è costituita in Ajax/DHTML allo scopo di permettere una esperienza di utilizzo semplice e di facile apprendimento.
Le parti logiche dell'applicazione sono costituite da servlet Java. Per il suo funzionamento il nostro sistema richiede la presenza di un servlet container (es. Tomcat) e, per quanto riguarda i servizi di database, di Oracle rel. 11 o 12.
I SERVIZI COMPLEMENTARI
In aggiunta ed a completamento delle funzioni applicative che costituiscono il sistema, abbiamo reso disponibili anche i servizi seguenti:
- Per il follow up delle spedizioni di raccomandate Host to Host proponiamo un servizio di gestione delle ricevute di ritorno che sono documenti cartacei. Il servizio consiste:
- nella scansione delle ricevute esitate
- nell'accoppiamento della ricevuta con la raccomandata alla quale si riferisce (allo scopo di tracciare quali documenti sono stati consegnati e quali no)
- nella gestione delle raccomandate non consegnate con scansione del documento ed inserimento della casuale di mancata consegna
- nella preparazione di un file contenente i documenti e le chiavi che verrà inoltrato al Cliente assieme alle ricevute fisiche
- Per quanto riguarda l'invio degli SMS proponiamo un servizio diretto di inoltro utilizzando strutture ad alta affidabilità ed avendo la possibilità di verifica della consegna del messaggio.