La soluzione completa per la gestione documentale
topFiler è la soluzione completa per tutte le esigenze di gestione di contenuti documentali digitali.
topFiler permette di trasformare le informazioni in conoscenza in quanto:
- mette a disposizione degli utenti un sistema che permette di consultare documenti senza vincoli di tempo e di luogo e di ricercarli senza interrompere ciò che si sta facendo
- consente di ricercare le informazioni utilizzando metodi diversificati incluso la ricerca di parole o di frasi in un testo
- utilizza metafore di archiviazione che permettano all’utente di ritrovare all’interno del sistema le modalità di archiviazione alle quali è abituato, come ad esempio le cartelle che contengono documenti relativi allo stesso argomento
- consente di accedere ai dati presenti sui database aziendali per la classificazione e la gestione dei documenti
- è utilizzabile da organizzazioni che hanno presenza in paesi diversi grazie alla possibilità di essere localizzato in molte lingue
topFiler è composto da un modulo base e da quattro moduli opzionali: Protocollo, Conservazione sostitutiva, e-mail e P.E.C., Portale di erogazione dei contenuti.
topFiler è un sistema costruito su Oracle Rdbms.
Modulo Base
Il modulo Base permette all’utente di effettuare il caricamento tradizionale dei documenti attraverso uno scanner ed attraverso un upload, questo modulo contiene tutte le funzionalità di classificazione e di ricerca disponibili inclusa l’indicizzazione del testo (effettuata tramite il motore del database Oracle).
Assieme a questo modulo viene fornita anche la documentazione delle regole da seguire per realizzare l’interazione tra topFiler e le altre applicazioni gestionali che possono, in tal modo, inserire automaticamente documenti all’interno del nostro prodotto ed utilizzarne i servizi per consultare i contenuti già inseriti. L’amministrazione dell’applicazione è gestita attraverso una serie di funzioni applicative che permettono una ampia libertà nella definizione dei tipi di documento e delle relative chiavi di classificazione e ricerca. Queste funzioni consento anche di:
- Definire tipi di documento ed associarvi chiavi di classificazione
- Prevedere l’esecuzione di codice di validazione o per visualizzazione di LOV utilizzando dati presenti su altri database aziendali
- Definire utenti e ruoli
- Assegnare livelli di «visibilità» dei documenti
- Definire cartelle per l’archiviazione per raggruppare documenti diversi per lo stesso argomento
Protocollo
Il modulo Protocollo permette di eseguire la scansione dei documenti in entrata ed in uscita assegnando loro una numerazione ed inoltrandoli ai destinatari attraverso liste di distribuzione. E’ facoltà dei destinatari effettuare inoltri dei documenti ad altri utenti, eventualmente abbinando l’inoltro ad una richiesta di esecuzione di azioni o ad una richiesta di comunicazione di chiarimenti. Il sistema è in grado di monitorare i diversi step di esecuzione delle azioni e quindi permette a colui che ne ha disposto l’esecuzione di essere sempre informato sullo stato dell’arte. Durante la fase di scansione è possibile identificare il documento in modo univoco tramite l’apposizione di un codice a barre che, opportunamente riconosciuto dal software OCR di topFiler, permette ad una qualunque altra applicazione di referenziare il documento e di costruire quindi automaticamente le chiavi di classificazione e di ricerca che le interessano.
Il modulo E-mail consente la memorizzazione automatica delle e-mail e dei relativi allegati senza necessità di ricorrere alla scansione. In questo modulo topFiler agisce come un destinatario di posta elettronica al quale si indirizza la corrispondenza che si desidera inserire all’interno del sistema documentale e che provvede alla sua archiviazione e ad una prima indicizzazione basata sugli elementi che può desumere in modo automatico.
PEC
Un tipo particolare, ed importante di e-mail è la PEC. Per gestire questo tipo di corrispondenza abbiamo preparato un prodotto specifico, pecFiler, che abbiamo anche provveduto ad integrare nel sistema topFiler. Il modulo PEC consente di effettuare la gestione completa dei messaggi di posta certificata. Esso rende indipendente l’utente da colui che eroga il servizio ed è in grado di consentire la scrittura, la spedizione, la consultazione, a conservazione a norma di Legge di tutti i messaggi PEC. L’utilizzo di questo modulo permette di mettere a disposizione la mail al sistema documentale per la sua classificazione in base agli standard Aziendali oppure essere inoltrata al modulo Protocollo
Conservazione Sostitutiva
Il modulo Conservazione Sostitutiva permette di selezionare i documenti che sono soggetti a quel tipo di operazione tramite una selezione manuale oppure, in base al tipo di documento, tramite una selezione che ha come parametri una cronologia temporale o una progressione numerica; si preparano i pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione come prescritto dalle norme vigenti. Le funzioni presenti nel modulo consentono anche di effettuare la verifica prescritta dalla Legge sulla leggibilità degli archivi nel tempo.
Il Portale
Il modulo Portale, attraverso una semplice interfaccia web utilizzabile via internet, consente di mettere a disposizione di utenti remoti documenti diversi anche e soprattutto quelli protetti dalla legislazione sulla privacy. Esso inoltre permette una autenticazione dell’utente a due livelli, la gestione di un time out sulle operazioni che consente di crittografare l’intero contenuto del database che contiene documenti da proteggere.