Spesso quando parliamo di documenti le parole archiviazione e conservazione vengono spesso utilizzate in modo intercambiabile generando spesso confusione. Da sempre tutti i documenti aziendali hanno la necessità di essere archiviati per permettere la corretta e facile consultazione e condivisione, infatti se prima i documenti cartacei venivano appositamente etichettati in faldoni ad oggi l’archiviazione permane attraverso le cartelle virtuali, sul Nas, in digitale o in cloud attraverso un sistema di semplice cartelle condivise o attraverso un sistema più strutturato di gestione documentale che permette di soddisfare più esigenze aziendali. Sintetizzando quindi l’archiviazione è quella azione che segue la logica dell’archivio, ovvero classifica i documenti rendendoli reperibili e facilmente consultabili. Purtroppo però a differenza di quello che siamo tentati a pensare i documenti nativamente digitali risultano essere per certi versi più “fragili” rispetto ai documenti cartacei. Infatti non è possibile conservarli con una semplice stampa archiviandoli in faldoni bensì occorre necessariamente essere in grado di garantire la loro integrità, autenticità e immodificabilità nel corso del tempo. Ed è qui che entra in campo il concetto di conservazione a norma di legge in quanto solo un documento integro, autentico e immodificato ha valore giuridico.
Nel corso degli ultimi anni è stato associato dai più il termine “documento” e “conservazione” alle sole fatture elettroniche, in realtà è utile far presente che i documenti digitali presenti in azienda sono tanti, rientrano infatti tra questi i contratti digitali, i documenti contabili ma anche le pec, tali documenti per loro natura vengono firmati digitalmente. Il certificato di firma, necessario per permettere la firma digitale, sebbene possa risultare valido al momento della sottoscrizione, non può vantare una durata superiore ai tre anni, questo implica che un documento informatico o una pec non correttamente conservato perderà nel corso del tempo la sua validità in tribunale. La conservazione infatti implica l’utilizzo di soluzioni informatiche precise e prevede il coinvolgimento di figure ben preparate. Ad ogni modo che la conservazione dei documenti venga affidata a terzi o sia effettuata internamente, il primo passo che ogni azienda deve compiere è la stesura del manuale della conservazione, ovvero quel documento in grado di descrivere l’iter aziendale con cui i soggetti designati che sono incaricati di effettuare le dovute operazioni.
Il manuale della conservazione descrive inoltre il funzionamento della soluzione informatica prescelta che si occuperà, tra le tante, di estrapolare e conservare i metadati, così come richiesto dalla normativa. I metadati risultano essere un sistema strutturato di dati sui dati. Il loro scopo è descrivere il contenuto, la struttura e le informazioni immodificabili che devono essere conservate nel corso del tempo. Lo scopo dei metadati, garantito dalla conservazione, è identificare in modo permanente e univoco gli oggetti informativi e trasmettere le informazioni
necessarie per l’intellegibilità degli stessi. La struttura dei metadati per i documenti informatici di natura fiscale e contabile è specificata sul sito dell’AgID mentre tutte le specifiche tecniche ed informatiche sono riportate all’interno dell’Allegato 5 pubblicato da AgID. I requisiti richiesti per ogni tipologia documentale non è né immediata né semplice; affidarsi a professionisti ed un software creato ad hoc per garantire la conservazione dei documenti e dei metadati ad essi collegati risulta la scelta vincente.
Noi, in Tema Sistemi Informatici, abbiamo realizzato più soluzioni in grado di aiutarvi a gestire internamente l’iter della conservazione. Un esempio è bFiler, il sistema in grado di gestire sia l’archivio digitale per permettervi di catalogare attraverso cartelle personalizzate tutti i documenti aziendali suddividendoli per categoria e permettendo un accesso personalizzato per singolo utente, oltre che per assolvere i compiti legati alla conservazione a norma di legge. Per le aziende che hanno necessità di gestire un numero molto elevato di documenti topFiler è la soluzione completa per tutte le esigenze di gestione di contenuti documentali digitali in grado di protocollare, gestire e-mail e P.E.C. oltre che conservare il tutto a norma di legge.
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