Ormai le Linee guida AgID sono entrate in vigore da più di un anno eppure in pochi, ancora, hanno recepito che per ogni azienda o ente pubblico deve essere redatto e conservato in modalità digitale il Manuale della Conservazione.
Tale obbligo risulta in essere per ogni azienda, sia pubblica che privata, a prescindere della sua forma giuridica, numero di dipendenti, e ancora più importante, anche nel caso in cui la conservazione dei documenti digitali (come ad esempio le fatture elettroniche) sia affidata ad enti terzi o al proprio commercialista.
Cerchiamo quindi di capire meglio cosa sia il manuale della conservazione, perché sia obbligatorio redigerlo, quali sono gli oneri in caso di negligenza e in quale modalità crearlo sia nel caso in cui la conservazione sia affidata a terzi che nel caso in cui sia svolta presso la propria struttura.
Cosa è il manuale della conservazione
Il manuale della conservazione è un documento informatico obbligatorio, in cui sono indicate le procedure svolte nelle varie fasi del processo di gestione della documentazione digitale a norma ovvero: creazione, versamento, archiviazione e distribuzione. Il manuale inoltre illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i loro ruoli, il modello di funzionamento e la descrizione del processo, le architetture e le infrastrutture utilizzate nella gestione del sistema documentale oltre che alle misure di sicurezza adottate per la gestione e la verifica del funzionamento nel tempo. Per questo il manuale risulta essere un documento basilare dal momento in cui si trova a regolare la vita del documento informatico da quando viene creato a quando viene archiviato e reso disponibile tramite strumenti informatici. All’interno di questo processo è possibile distinguere due tipi di responsabilità. La prima legata alla creazione e al versamento del documento digitale (responsabilità di generazione) e una seconda legata alla successiva fase di archiviazione e distribuzione (responsabilità di conservazione). La prima tipologia di responsabilità (responsabilità di generazione) non può essere delegata a terzi ed è sempre di competenza dell’azienda (o ente) sia nel caso in cui questa generi o riceva documenti. Questa tipologia di responsabilità è legata alla creazione e al versamento del documento per garantirne la validità legale. La responsabilità di conservazione invece è propedeutica per far mantenere il valore probatorio nel corso del tempo. Questo tipo di responsabilità può essere delegata a terzi da parte dell’Azienda.
Riassumendo quindi, nel caso in cui l’azienda affidi la conservazione ad un ente terzo deve comunque redigere il proprio manuale della conservazione nel quale sarà necessario inserire le tipologie di documenti conservati e il loro formato. A tale manuale sarà accorpato, come allegato, il manuale dell’ente terzo. Come predisposto dalle Linee Guida AgID, per i soggetti diversi dalla pubblica amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. Facciamo un esempio: in una azienda privata la figura del conservatore può essere svolta da un ente (ad esempio l’Agenzia dell’Entrate che conserva le fatture elettroniche) il conservatore a sua volta è distinto dal responsabile della conservazione (ad esempio il proprio commercialista). In tal caso la nomina del responsabile conservazione infatti dovrà comparire all’interno della lettera d’incarico, anch’essa allegata al manuale. Ricordiamo inoltre che il responsabile della conservazione deve porre in essere tutta una serie di attività di controllo in grado di monitorare tali attività, perché è lui, o lei, che resta, giuridicamente, “responsabile”. Una volta generato il manuale ricordiamo che questo dovrà essere firmato digitalmente da parte del responsabile della conservazione per essere conservato a norma di legge (presumibilmente presso il conservatore). In ogni azienda quindi il primo documento che è obbligatorio conservare è proprio il manuale della conservazione.
E se non viene redatto il manuale che succede?
In caso di mancata redazione del Manuale di Conservazione si applica quanto disposto dall’articolo 9, primo e secondo comma, del D.Lgs 471/97, ovvero:
- comma 1: Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000.
- comma 2: La sanzione prevista nel comma 1 si applica a chi, nel corso degli accessi eseguiti ai fini dell’accertamento in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto, rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all’ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati nel medesimo comma ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché’ non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza.
E quindi che fare?
Una volta acquisita la consapevolezza circa l’obbligo di redigere internamente un manuale della conservazione con la nomina dei soggetti che ricopriranno i diversi ruoli, a livello informatico esistono diverse soluzioni in grado di aiutarvi e rendere il processo una semplice routine. Infatti in Tema Sistemi Informatici abbiamo realizzato più soluzioni in grado di aiutarvi a gestire internamente l’iter della conservazione. Un esempio è bFiler, il sistema in grado di gestire sia l’archivio digitale per permettervi di catalogare attraverso cartelle personalizzate tutti i documenti aziendali suddividendoli per categoria e permettendo un accesso personalizzato per singolo utente, oltre che per assolvere i compiti legati alla conservazione a norma di legge. Per le aziende che hanno necessità di gestire un numero molto elevato di documenti topFiler è la soluzione completa per tutte le esigenze di gestione di contenuti documentali digitali in grado di protocollare, gestire e-mail e P.E.C. oltre che conservare il tutto a norma di legge. Grazie processo di conservazione può essere gestito sia per il solo versamento dei documenti, sia che per gestire internamente l’intero iter di conservazione senza condividere i vostri documenti interni con altri soggetti.
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