Quando si sente parlare di digitalizzazione siamo indotti a pensare subito alla digitalizzazione dei documenti aziendali, eppure escludendo la mera archiviazione e conservazione della documentazione sono ancora molti i processi aziendali che non sono passati al digitale: un esempio tra tutti gli interventi tecnici per manutenzione presso i clienti.
A tal proposito assieme ad una nota ed affermata realtà del settore abbiamo realizzato un sistema ad hoc in grado di ottimizzare il servizio di help desk e permettere ai tecnici di creare il rapporto di intervento in pochi e semplici click.
Fsds (Field Service Digitization System) è il sistema modulare composto da circa 80 mappe in grado di ottimizzare l’help desk aziendale permettendo un rapido collegamento alla scheda del cliente per verificare il parco macchine e le manutenzioni che sono state effettuate nel corso del tempo sui singoli macchinari in modo da gestire al meglio il ticket. Nel caso in cui sia necessario un intervento tecnico presso il cliente, tramite Fsds, il responsabile tecnico coordinerà gli interventi ottimizzandoli grazie all’ausilio della geolacolizzazione del parco macchine oltre che seguendo i suggerimenti proposti da Fsds per raggruppare gli interventi in zona ed efficientare l’intervento. Una volta effettuato l’intervento, il tecnico tramite tablet creerà il rapporto di intervento che potrà, se necessario, essere firmato dal cliente. A tal punto Fsds provvederà all’invio automatico del rapporto di lavoro sia all’erp aziendale che al sistema di customer management insieme a tutti i metadati per procedere con le dovute registrazioni.
Il processo appena descritto permette di rilevare almeno 5 vantaggi che sono stati anche confermati dal nostro cliente.
1. Controllo delle attività in tempo reale
Poter contare su un sistema digitale in cui tutte le operazioni sono salvate e condivise in ogni momento rappresenta senza dubbio un enorme risparmio di tempo. Senza un supporto digitale il tecnico si trova costretto a passare tutti i giorni in ufficio prima di recarsi dal cliente per acquisire tutte le informazioni necessarie per partire, al contrario attraverso un sistema digitale ed un tablet il tecnico avrà sempre a diposizione tutte le informazioni per lavorare (anagrafica, parco macchine, agenda delle attività da svolgere, sospesi etc) permettendo così di risparmiare molto tempo per gli spostamenti oltre che poter controllare le attività in qualsiasi luogo e momento.
2. Centralizzazione e ottimizzazione delle chiamate
Attraverso un sistema ad hoc è possibile gestire efficacemente il sistema di distribuzione del lavoro e delle chiamate di intervento. Infatti grazie alla centralizzazione delle richieste tramite la soluzione informatica prescelta, i clienti non chiameranno più il tecnico al cellulare per segnalare guasti e anomalie, bensì il customer care sarà in grado di smistate tempestivamente le richieste rispettando i carichi di lavoro e le zone di intervento. Avere uno strumento di supporto significa inoltre permettere di programmare efficacemente gli interventi grazie alla geolocalizzazione dei clienti e delle uscite dei tecnici incrementando così, ancora una volta, sia l’efficacia che la tempestività.
3. Eliminazione di qualsiasi elemento cartaceo
Se siete abituati a lavorare con sistemi cartacei ed avete più sedi non è da escludere il fatto che vi sarete trovati costretti ad organizzare il ritiro almeno settimanale della documentazione per permettere all’ufficio amministrativo di procedere con il lavoro di data entry ed andare avanti con il processo di registrazione. Eliminare la carta significa non avere più ritmi così impostati mentre il lavoro di data entry può essere automatizzato in tempo reale lasciando all’ufficio amministrativo la sola funzione di controllo. Ancora una volta utilizzare uno strumento informatico per la gestione degli interventi significa maggiore efficienza e minor possibilità di errore.
4. Aggiornamento immediato del sistema gestionale
Come precedentemente accennato avvalersi di un sistema informatico permette la condivisione dei dati e dei metadati in tempo reale. Gli strumenti informatici possono comunicare gli uni con gli altri e la condivisione delle informazione avverrà in tempo reale ed in modo preciso e puntuale. Questo permetterà una riduzione del lavoro di data entry e una comunicazione efficace tra il sistema della gestione dell’intervento, l’erp aziendale e il CMS.
5. Invio automatico di comunicazioni al cliente
Da non sottovalutare anche l’invio della comunicazione del verbale di intervento al cliente. Lo stesso tecnico, in pochi e semplici click riuscirà a compilare il form anche in assenza di copertura internet, tutti i dati rimarranno in memoria e l’invio degli stessi avverrà quando la rete sarà nuovamente disponibile. Inutile ricordare il minor spreco di carta e una maggiore velocità e fluidità nel sistema di gestione dell’intervento.
Noi in Tema Sistemi Informatici abbiamo sviluppato Fsds, il sistema per gli interventi tecnici pensato per le aziende che devono fare manutenzioni, inoltre il nostro sistema, essendo sviluppato e ideato internamente alla nostra struttura potrà essere facilmente personalizzato in base alle singole esigenze. Non esitate e contattarci per saperne di più!