Dal 7 giugno 2021 entreranno in vigore le nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Se nella vostra azienda vengono prodotti documenti di natura fiscale, comprese le fatture elettroniche, allora dovreste continuare a leggere questo articolo per capire cosa sta accadendo e come adeguarvi.
Prima di tutto è utile far presente che la nuova normativa sostituisce il DPCM del 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e il DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Infatti, le nuove Linee Guida AgID, che raccolgono novità sia per le Pubbliche Amministrazioni che per le aziende private, inseriscono in un unico documento tutti i principali riferimenti normativi in materia di formazione, gestione e conservazione del documento informatico.
Le principali novità riguardano principalmente le seguenti tre macro aree:
• Aggregazione e inserimento dei metadati nei documenti da conservare
• Ruolo del Responsabile della Conservazione
• Copia dei documenti analogici
Andiamo quindi ad analizzare nel dettaglio le tre macro aree.
Per quanto riguarda l’aggregazione e i metadati dei documenti da conservare le modifiche sono esplicitate dall’articolo 5 delle linee guida dell’AGID. Prima di tutto la nuova norma prende in considerazione il fatto che il sistema di conservazione debba essere in grado di conservare non solo documenti singoli bensì anche aggregazioni di documenti, novità sostanziale in quanto fino ad oggi si procedeva alla conservazione di singoli documenti all’interno di cartelle firmate e marcate temporalmente nei diversi pacchetti di versamento e archiviazione. Anche le tipologie di formati ammessi per la conservazione, saranno ampliati comprendendo anche, ad esempio, il formato zip compresso e i formati video e audio, come previsto dall’allegato 2 al documento “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Per quanto riguarda i metadati, la normativa prevede una grande differenza rispetto alle precedenti regole a causa dell’introduzione di tag obbligatori, che secondo la normativa saranno ben 38 su 40. I metadati risultano avere una rilevanza molto importante in quanto dovranno essere associati in modo permanente al documento e dovranno essere riportati all’interno del manuale di conservazione.
A proposito di manuale della conservazione anche il ruolo del responsabile della conservazione, il cui nominativo si trova al suo interno, sarà revisionato dalla nuova normativa.
All’interno delle PA il responsabile della conservazione dovrà essere obbligatoriamente un soggetto che lavora al suo interno, mentre per le aziende private, come adesso, tale ruolo potrà essere ricoperto anche da un soggetto terzo, a patto che sia una persona diversa rispetto al conservatore. Stando infatti alla normativa se da una parte il responsabile della conservazione deve, come adesso, avere competenze sia giuridiche che informatiche, con la nuova normativa gli sarà richiesta una competenza anche in capo archivistico per permettere la gestione e la comprensione dei metadati richiesti.
L’ultimo punto disciplinato dalla normativa riguarda, come citato sopra, la copia dei documenti analogici. Ogni documento dovrà infatti essere sia firmato digitalmente da parte del responsabile che avere una certificazione di processo posta da un notaio o da un pubblico ufficiale. Tale certificazione dovrà essere posta per ogni lotto di documenti scansionati, come previsto dall’allegato 3 al documento “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” . La certificazione di processo ha lo scopo di confermare la leggibilità dei documenti scansionati oltre che ricondurre in modo univoco il documento scansionato al suo originale cartaceo.
Con lo scopo di riunire sotto una unica normativa e con l’intento di fare chiarezza in tema di conservazione la nuova normativa impone diversi cambiamenti. Alle aziende non rimane quindi che adeguarsi ed accattare l’ennesima sfida.
Il team di Tema Sistemi informatici si sta mobilitando per offrire tutto il supporto ai propri clienti e a chi ne vuole sapere di più. Come sempre Tema Sistemi Informatici è al fianco delle imprese per offrire supporto e strumenti informatici adeguati, anche noi, come voi, accettiamo la sfida!