Come recita un proverbio cinese: “Il peggior inchiostro è meglio della miglior memoria”; noi oggi aggiungeremmo che “il peggior sistema di digitalizzazione è meglio del miglior inchiostro”.
Dopo alcuni mesi di lavoro da casa molti sono convinti che la propria Azienda debba investire di più sulla digitalizzazione dei documenti e dei processi. Ci aspettiamo, ad esempio, che le Aziende certificate facciano da apripista. Ma quante sono le Aziende certificate che tengono la corposa relativa documentazione con mezzi digitali? E quante son quelle invece usano ancora pagine e pagine di carta ? Proviamo a parlarne.
Le certificazioni aziendali e il loro iter
L’Italia, con 150.000 imprese certificate, è in cima alla classifica europea delle certificazioni dei sistemi di gestione della qualità (ISO 9001). Questo dato emerge da una indagine del 2016 realizzata dall’International Organization for Standardization (ISO), l’ente internazionale di normazione. Le certificazioni aziendali più note riguardano la qualità della lavorazione, il rispetto per l’ambiente, la sicurezza e la salute dei lavoratori che hanno costruito un prodotto o realizzato un servizio.
Sono in pratica dei riconoscimenti che attestano la creazione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di gestione e di organizzazione del lavoro conforme a specifiche norme di riferimento, valide a livello internazionale. Per le aziende sono diventate essenziali per il business e per la competitività sul mercato. La documentazione prodotta per certificare l’iter necessita di timbri e firme da parte dei vari responsabili, i fogli stampati sono gestiti analogicamente eppure attraverso una soluzione digitale l’iter sarebbe molto più efficiente.
3 buoni motivi per gestire digitalmente la documentazione cartacea delle certificazioni
Come specificato all’interno della Norma ISO 9001:2008, ed in particolare del capitolo 4 di tale norma è necessario che tutti, all’interno dell’organizzazione, abbiano accesso ai documenti e che li utilizzino nella loro ultima versione. Proprio per questo motivo avere uno strumento ad hoc permette di rendere più agevole la condivisione di documenti nella loro ultima versione facilitando così il processo anche nella fase di audit dove generalmente le diverse figure professionali sono costrette a ricercare la documentazione sparsa e prepararla per gli organi di controllo causando molto spesso stress nel dipendente e richiedendo al lavoratore molto tempo ed energia.
Inoltre grazie ad un sistema di gestione documentale ad hoc è più facile mantenere sotto controllo l’intero Sistema di Gestione della Qualità e i documenti da loro generati quali: il manuale, le procedure, le istruzioni di lavoro, i piani della qualità, i moduli, le registrazioni ecc i quali attraverso una struttura ad albero multi radice potranno essere raggruppati e consultati, facilitando quindi la fase di controllo.
La fase di controllo risulta particolarmente necessaria per verificare che:
- tutti i documenti riflettano lo scopo dell’organizzazione
- non vengano sprecate risorse distribuendo informazioni che non sono utili
- le persone abbiano accesso a tutte le informazioni necessarie per poter svolgere al meglio il loro lavoro
- le informazioni utili siano sempre aggiornate, disponibili e adeguatamente conservate
Per riuscire a controllare l’intera documentazione è necessario avere un metodo per gestire l’organizzazione e la raccolta di tutta la documentazione necessaria. Anche in questo caso avere uno strumento ad hoc per la sua gestione permette di risparmiare tempo e risorse grazie alla consultazione di documenti anche da remoto.
Cosa può fare un’azienda per gestire l’iter delle certificazioni e renderlo più efficiente?
Noi in Tema Sistemi Informatici abbiamo realizzato bFliler bibio, il sistema di gestione documentale che permette di archiviare, classificare e condividere digitalmente i documenti di uso interno ed i manuali di certificazione presenti in ogni azienda e molto spesso gestiti in modo cartaceo.
Digitalizzando ed archiviando n modo ragionato i documenti cartacei con timbri e firme, questi saranno sempre disponibili e facilmente accessibili tramite PC, tablet e perfino smartphone, permettendo una rapida condivisione delle informazioni.
bFiler biblio, proprio come una biblioteca, permette di gestire documenti digitalizzati e metterli a disposizione degli utenti garantendo il rispetto delle formalità organizzative interne all’azienda. bFiler biblio permette di eseguire al suo interno rappresentazione dell’organigramma aziendale; in questo modo risulta possibile abbinare specifici manuali e/o documenti ad ogni funzione.
bFiler biblio riesce a fare tutto questo rispettando i seguenti punti chiave:
- Semplicità: bFiler biblio è infatti uno strumento semplice ed intuitivo che non appesantisce in alcun modo l’operato del personale
- Efficienza: attraverso bFiler biblio l’efficienza viene incrementata grazie alla possibilità di consultare i documenti da remoto, tutti i documenti cartacei sono racchiusi in unica piattaforma
- Autonomia: con bFiler biblio la gestione dei permessi, accesso e consultazione dei documenti viene creata rispettando le esigenze aziendali, inoltre la visualizzazione delle categorie create avviene in modo chiaro grazie alla rappresentazione ad albero multi radice, mentre tutte le informazioni sono tenute sotto controllo tramite l’inserimento di post it virtuali sia pubblici che privati
E quindi se volete rendere più efficiente la gestione della vostra documentazione di certificazione, chiedeteci maggiori informazioni su bFiler biblio; non esitare a contattarci!