Il cambiamento culturale imposto dal Coronavirus: lavorare in modo Smart è possibile?

Come rendere il lavoro agile più efficiente anche per coloro che svolgono i lavori più tradizionali nelle imprese e possono aver trovato delle difficoltà in questo periodo.

Se il virus COVID-19 da una parte ha paralizzato l’Italia, dall’altra ha permesso di avviare in modo repentino e veloce un cambiamento totale nella modalità dello svolgimento del lavoro. In breve tempo le aziende, a partire da quelle più grandi e strutturate, alle piccole e medie imprese si sono trovate a dotare i propri dipendenti di pc aziendali per favorire il così detto lavoro agile, o smart working.

Cosa è lo smart working

Se vogliamo dare una definizione di smart working questa è quella redatta dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali: “Lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Lo smart working è quindi prima di tutto una rivoluzione culturale oltre che organizzativa e di processo, grazie alla quale sono scardinate consuetudini e approcci aziendali che stanno alla base del mondo del lavoro subordinato. Il coronavirus ha accelerato quello che potrebbe essere il modo di lavorare del futuro, basato su una cultura orientata ai risultati e su una valutazione legata alle reali performance. Tale disciplina lavorativa era già stata disciplinata dalla legge 81/2017, la quale prevedeva che il lavoratore può svolgere la sua prestazione senza vincoli di orario o di luogo, usando strumenti tecnologici, in parte all’interno dei locali aziendali, in parte all’esterno, senza una postazione fissa, con i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale stabiliti dalla legge e dal contratto collettivo.

Lo Smart Working in Italia

Lo smart working, sebbene come modalità lavorativa sia ancora di nicchia, è sempre più diffusa: in Italia, secondo l’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano nel 2019 hanno fruito del lavoro agile 570mila lavoratori, in crescita del 20% rispetto all’anno precedente. Sempre secondo le stime del Politecnico di Milano nel 2019: le grandi aziende che ammettono già di applicare forme di lavoro agile sono 58 su 100. A queste si aggiunge un 7% che ha attivato iniziative informali e un 5% che pensa di farlo entro i prossimi 12 mesi. La vera sfida per la diffusione sempre più capillare dello smart working, quindi, è quella che riguarda le piccole imprese. Se da una parte la pubblica amministrazione con il primo decreto Coronavirus, il Dl 9/2020 è passata dalla sperimentazione all’obbligo dello smart working, le piccole imprese sono quelle che riscontrano maggiori difficoltà.

I vantaggi dello Smart Working

Una imposizione così austera ha permesso però alle aziende, e ai dipendenti, di sperimentare un nuovo modo di lavorare. Consideriamo quindi quelli che sono i vantaggi di questa nuova tipologia di lavoro. Dal sondaggio effettuato dal Politecnico di Milano, dal lato aziendale ,lo smart working permette di  diminuire sensibilmente i costi aziendali, a partire dalla metratura degli uffici e dalle bollette dell’energia elettrica e riscaldamento, oltre che il costo sulla produttività. Secondo il Politecnico l’incremento di produttività delle aziende italiane, se applicassero un modello di lavoro agile maturo, toccherebbe 13,7 miliardi di euro. Dal punto di vista del lavoratore invece lo smart working permetterebbe di conciliare più agilmente la vita privata e lavorativa e nel 32% dei casi e dà più soddisfazione. E da un punto di vista ambientale cosa accadrebbe? A causa del pendolarismo per raggiungere la propria sede lavorativa è stato stimato che se venisse concessa una giornata di smart working a settimana  ad ogni dipendente, sarebbero risparmiati circa 135 kg di Co2. Eppure, c’è chi durante questa emergenza sanitaria nazionale non è riuscito a concedere lo smart working ai propri dipendenti. Se da una parte il fattore culturale e un po’ di scetticismo creano delle reticenze, dall’altra parte c’è da considerare che molte aziende, non sono ancora strutturate per concedere il lavoro agile ai propri dipendenti a causa dell’immenso quantitativo di documenti cartacei presenti presso la propria struttura, nonostante il fatto che oramai la maggior parte dei documenti sia ricevuta ed inviata in formato digitale. Occorre quindi un cambiamento, prima di tutto culturale. Sì, perché in un mondo in continua evoluzione neanche le aziende sono immuni ai cambiamenti e mai come adesso è necessario aprire la mente e trovare nuove soluzioni anche informatiche per rispondere alle esigenze del mercato e del nostro tempo, come ricorda Charles Darwin “Non è la più forte delle specie che sopravvive, né la più intelligente, ma quella più reattiva ai cambiamenti.” E questo vale anche per le imprese.

Strumenti informatici per il nostro tempo

Se i benefici dello smart working sono molteplici, come ricordato precedentemente, il dipendente deve essere però in grado di lavorare da casa come in azienda, accedendo a tutte quelle informazioni e documentazioni necessarie per portare a compimento il proprio lavoro.

La gestione documentale in smart working

La gestione documentale in smart working permette di accedere a tutti i documenti necessari per svolgere regolarmente il proprio lavoro da casa.

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