Pronti, attenti, fatturazione elettronica!
Ci siamo, la legge di Bilancio (L. 205/2017) che ha introdotto l’obbligo di emissione e ricezione delle fatture elettroniche per beni e servizi, è entrata in vigore. Da un punto di vista operativo l’Agenzia delle Entrate ha fornito le istruzioni con il provvedimento del 30 aprile 2018 e la Circolare 8/E/2018, non rimane quindi che partire!
Infatti proprio dal 1° luglio 2018 è entrata in vigore la fatturazione elettronica per la fornitura di benzina e gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori, sia per le prestazione di servizi da parte dei soggetti subappaltatori e subcontraenti negli appalti pubblici; dal 1° settembre 2018 scatterà invece l’obbligo per le fatture, con importo superiore a Euro 155, nei confronti di consumatori che non sono parte dell’UE in ambito tax free shopping; ed infine dal 1° gennaio 2019 l’obbligo riguarderà tutte le altre operazioni tra privati.
Come avviene l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche?
La fattura elettronica può essere trasmessa attraverso 4 canali: PEC, SdiCoop ovvero web service, FTP, oppure tramite web attraverso il sito“Fatture e corrispettivi”. Tra le modalità sopra elencate l’unica che non prevede l’accreditamento nel sito delle Entrate, identificato nella richiesta di un codice destinatario indispensabile per la recezione della fattura elettronica è rappresentata dalla casella PEC.
L’invio della fattura elettronica tramite la casella PEC è quindi molto semplice: è sufficiente inserire la PEC del destinatario e inserire il codice composto da 7 zeri (0000000) come codice destinatario.
La gestione dell’invio e della ricezione delle fatture elettroniche tramite PEC è così simile a quella che viene gestita oggi, ma con qualche accorgimento aggiuntivo, tra cui:
- la dimensione massima di ogni invio non può superare i 5 MB. Questo vale per singolo file fattura, a prescindere dal canale utilizzato.
- un unico messaggio PEC può contenere diversi file allegati, cosa che non accade utilizzando gli altri canali
- è consigliabile aprire un indirizzo PEC specifico per ricevere ed inviare fatture elettroniche in modo da non confonderle con le comunicazioni istituzionali. Per facilitare la comunicazione dell’indirizzo PEC prescelto, quest’ultimo può essere inserito all’interno del proprio sito web, nei messaggi di posta elettronica, nelle informative, sulla propria carta intestata
- l’invio e la recezione delle PEC deve avvenire nel formato xml, in caso di recezione è necessario trasformare l’xml ricevuto in un formato leggibile
- nella creazione del file xml devono essere rispettate le regole fissate dall’articolo 21 e 21-bis del Dpr 633/72 che definiscono gli elementi essenziali che devono essere presenti all’interno della fattura elettronica, quali ad esempio i dati identificativi Iva
IVA e date come comportarsi
A proposito del calcolo dell’IVA, nelle fatture elettroniche è indispensabile precisare che la data di emissione della fattura coincide sempre con la data inserita in fattura, mentre la data di ricezione coincide con la data di consegna.
Ai fini fiscali, in caso di mancata consegna e recupero della fattura dalla propria area riservata, la data di ricezione della fattura è rappresentata dalla data di presa visione della stessa sul sito web dell’agenzia delle Entrate da parte del cessionario/committente.
Una volta inviata la PEC cosa accade?
Una volta composto il messaggio la PEC dovrà essere inviata al canale di Interscambio (SDI).
Lo SDI invierà, entro 5 giorni, una notifica in cui verrà comunicata l’avvenuta consegna del file al destinatario. In caso contrario lo SDI invierà una notifica di mancata consegna, oppure una notifica di scarto.
La differenza tra queste due comunicazioni è sostanziale: in caso di mancata consegna, la fattura elettronica non deve essere emessa nuovamente. Questo perché il destinatario troverà la fattura nel sito dell’Agenzia delle Entrate, all’interno della priopria area personale. Il fornitore dovrà però avvertire il proprio cliente tramite copia informatica o analogica della fattura elettronica in modo da consentire una ricerca della fattura messa a disposizione.
Caso contrario invece se la fattura elettronica viene scartata. In questo caso, la fattura viene considerata NON emessa, a livello amministrativo è quindi necessario annullare le relative scritture contabili effettuando una nota di variazione interna da non trasmettere allo Sdi.
Non sono invece previste notifiche da parte del destinatario della fattura elettronica circa il rifiuto o l’accettazione del file, come invece accade oggi nei confronti di fatturazione elettronica rivolta alla PA.
L’iter si è concluso, e adesso?
Una volta inviate le fatture elettroniche è necessario che queste ed eventuali comunicazioni siano salvate in modo da permettere la loro validità nel corso degli anni. Archiviare i file semplicemente sul proprio computer non è sufficiente, per questo è necessario ricorrere alla conservazione sostitutiva.
Adeguare una impresa ad emettere e ricevere fatture elettroniche può essere visto come una ottima possibilità per rivedere i processi interni aziendali. La fattura elettronica non risulta infatti una entità separata dalle varie funzioni aziendali in quanto risulta essere per sua natura integrata con il sistema gestionale aziendale, deve essere trasmessa attraverso sistemi elettronici e deve essere gestita come documento digitale.
Avere uno strumento flessibile ed adattabile che permetta di soddisfare i requisiti sopra descritti è essenziale per permettere al business aziendale di evolvere, innovarsi ed automatizzarsi. Questo strumento si chiama Smart-Ei. Smart-Ei è la soluzione in grado di interfacciarsi con i sistemi gestionali per automatizzare il porcesso contabile, permette l’invio e la ricezione delle PEC in formato XML, permette la gestione delle fatture attive e passive con la numerazione prevista dalle disposizioni attuali sull’ I.V.A, permette di organizzare le PEC e le comunicazioni da parte dello Sdi, provvede alla conservazione a norma di legge, permette l’archiviazione documentale dei files e delle fatture accorpando le notifiche ricevute dallo SDI con le comunicazioni inviate.
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